Politica de Confidențialitate și GDPR

Fundația pentru Inovare, Educație, Cercetare, Artă, Recreere și Egalitate („F.I.E.C.A.R.E.”) respectă dreptul la viață privată al persoanelor și se angajează să protejeze datele cu caracter personal ale tuturor celor care interacționează cu serviciile sale. Această politică descrie modul în care colectăm, utilizăm și protejăm datele dvs., în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația română aplicabilă (inclusiv Legea nr. 190/2018).

1. Domeniu de aplicare

Prezenta politică se aplică prelucrărilor de date cu caracter personal ale persoanelor fizice de către Fundație. Putem prelucra și date personale ale reprezentanților, persoanelor de contact sau împuterniciților persoanelor juridice (ex.: nume, funcție, e-mail de serviciu, telefon, etc.), strict în legătură cu relațiile noastre contractuale sau operaționale. Această politică acoperă toate activitățile Fundației care implică date personale ale utilizatorilor, membrilor, donatorilor, sponsorilor, voluntarilor sau ale altor persoane cu care interacționăm.

2. Definiții

Date personale: orice informație care identifică sau poate identifica o persoană fizică (ex.: nume, prenume, cnp, adresă, telefon, e-mail), precum și alte date necesare completării documentelor legale (de ex. datele din formularul 230 pentru redirecționarea unei părți din impozit).
Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor personale (colectare, înregistrare, stocare, consultare, utilizare, transmitere, ștergere etc.), cu sau fără mijloace automatizate.

3. Date colectate

Colectăm doar datele strict necesare pentru scopurile declarate. Acestea pot include, în funcție de context:

Date necesare completării formularului 230 (redirecționare impozit) – de exemplu: cod numeric personal, adresă, alte informații cerute de formular;
Nume și prenume;
Adresă (domiciliu/reședință și/sau adresă de livrare pentru comenzi);
Număr de telefon;
Adresă de e-mail.

Persoanele vizate sunt rugate să ne furnizeze doar date corecte și actualizate. Nu colectăm alte categorii de date decât cele menționate, care sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate (principiul minimizării datelor).

4. Scopul prelucrării

Datele personale sunt colectate și utilizate exclusiv pentru scopuri legitime, cum ar fi:

Îndeplinirea obligațiilor legale – de exemplu, procesarea și depunerea formularului 230 către ANAF, raportări fiscale, obligații de contabilitate și audit;
Prelucrarea comenzilor online și livrarea produselor/serviciilor solicitate – gestionarea comenzilor plasate pe site-ul nostru, livrarea bunurilor achiziționate sau prestarea serviciilor dorite;
Comunicarea cu membrii, donatorii și susținătorii – informarea acestora despre statutul contribuțiilor, proiectele Fundației, răspunsul la solicitări și menținerea legăturii cu comunitatea noastră (în limitele permise de lege și cu respectarea opțiunilor de comunicare ale fiecăruia);
Respectarea altor obligații ce decurg din lege sau din activitățile Fundației – îndeplinirea tuturor obligațiilor legale și regulamentare aferente statutului și activităților Fundației (inclusiv obligații statutare, rapoarte către autorități, transparență financiară etc.);
Raportări interne și statistici – realizarea de analize interne, statistici anonimizate și rapoarte necesare bunei funcționări și îmbunătățirii activităților Fundației (fără a identifica direct persoanele vizate).

Prelucrările de mai sus se efectuează întotdeauna cu un temei legal adecvat. În funcție de context, temeiul poate fi: obligația legală (ex.: prelucrarea datelor pentru depunerea formularului 230), executarea unui contract la care persoana vizată este parte (ex.: onorarea și livrarea unei comenzi online), consimțământul explicit al persoanei vizate (ex.: pentru comunicări de marketing, abonarea la newsletter, dacă este cazul) sau interesul legitim al Fundației (ex.: comunicarea cu membrii/donatorii despre activitățile Fundației ori prevenirea fraudei, asigurându-ne că aceste interese nu prevalează asupra drepturilor și libertăților persoanei vizate).

5. Obligația furnizării datelor

Atunci când vă solicităm în mod direct anumite date personale, furnizarea acestora este în general necesară pentru ca Fundația să își poată derula activitățile sau pentru a vă putea oferi serviciul/produsul solicitat. Refuzul de a furniza datele cerute poate face imposibilă, de exemplu, înregistrarea și depunerea formularului 230 (redirecționarea cotei din impozit), finalizarea unei comenzi online ori soluționarea unei cereri sau donații. În aceste situații, deși respectăm decizia dvs. de a nu oferi datele, Fundația nu va putea realiza acțiunea dorită, iar responsabilitatea pentru eventualele consecințe ale refuzului vă aparține.

6. Transferul datelor către terți

Nu vindem și nu cedăm datele personale ale persoanelor vizate către terțe părți în scopuri comerciale. În derularea activităților noastre, datele pot fi comunicate strict în măsura necesară către următoarele categorii de terți:

Autorități publice – de exemplu, Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), instanțe judecătorești, organe de poliție sau alte autorități competente, dar numai atunci când există o obligație legală de divulgare a datelor;
Parteneri contractuali ai Fundației – aceștia acționează fie ca persoane împuternicite (procesând datele doar în numele și pe instrucțiunile noastre), fie ca operatori asociați, și includ servicii de infrastructură IT, găzduire site, mentenanță, procesatori de plăți, companii de curierat (pentru livrarea eventualelor materiale sau produse), firme de contabilitate sau audit extern, consultanți juridici și alți furnizori de servicii de suport. Dezvăluim acestor parteneri doar acele date necesare pentru îndeplinirea serviciilor respective, iar aceștia au obligații contractuale de confidențialitate și securitate.

În niciun caz Fundația nu intenționează să transfere datele personale către entități din afara Spațiului Economic European (SEE) fără garanții adecvate. Dacă totuși, în realizarea scopurilor menționate, apare necesitatea unui transfer internațional de date (în afara UE/SEE), ne vom asigura în prealabil că este asigurat un nivel adecvat de protecție a datelor, conform cerințelor legale. Acest lucru poate include verificarea existenței unei decizii de adecvare emise de Comisia Europeană sau implementarea de garanții conforme (precum clauze contractuale standard aprobate la nivelul UE) înainte de transferul efectiv.

7. Durata de stocare a datelor

Păstrăm datele personale doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, în conformitate cu termenele legale aplicabile. În absența unei obligații legale de arhivare pe o durată mai lungă, datele vor fi stocate în principiu maximum 3 ani de la colectare. Există însă excepții impuse de lege care pot cere stocarea anumitor date pentru perioade mai îndelungate – de exemplu, legislația financiar-contabilă sau fiscală poate solicita păstrarea unor documente și date timp de 5 sau 10 ani. Dacă astfel de obligații legale se aplică în cazul datelor pe care ni le furnizați (ex.: date aferente donațiilor, documente contabile, contracte), vom păstra acele date pe perioada prevăzută de lege.

La expirarea perioadei de stocare relevante, sau dacă persoana vizată își retrage consimțământul ori se opune prelucrării în condițiile legii și nu mai există alt temei legal care să justifice continuarea prelucrării, datele vor fi șterse sau anonimizate în mod sigur. Menționăm că, la solicitarea expresă a persoanei vizate, putem șterge sau anonimiza și mai devreme anumite date, în măsura în care legea ne permite (vedeți și secțiunea privind dreptul la ștergere).

8. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, beneficiați de o serie de drepturi în legătură cu datele dvs. personale pe care le prelucrăm. Acestea includ, fără a se limita la:

Dreptul de acces – Aveți dreptul de a obține confirmarea că prelucrăm sau nu datele dvs. și acces la acestea, precum și informații despre modul în care le prelucrăm;
Dreptul la rectificare – Aveți dreptul de a ne solicita corectarea sau completarea datelor dvs. dacă acestea sunt inexacte ori incomplete;
Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat) – Ne puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale, în măsura în care prelucrarea lor nu mai este necesară scopurilor declarate sau dacă a fost realizată ilegal. Important: anumite date pe care ni le-ați furnizat pot fi necesare pentru îndeplinirea unor obligații legale (de ex., date financiare pentru evidențe contabile); în astfel de cazuri, nu vom putea șterge imediat acele date, deoarece avem obligația legală să le păstrăm pentru o anumită perioadă;
Dreptul la restricționarea prelucrării – Aveți dreptul de a solicita, în anumite situații prevăzute de lege, limitarea modului în care vă prelucrăm datele (de ex., dacă contestați exactitatea datelor ori legalitatea prelucrării, pentru perioada necesară verificărilor);
Dreptul la portabilitatea datelor – Aveți dreptul de a primi de la noi datele personale furnizate, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau de a cere transmiterea lor către un alt operator, dacă este fezabil tehnic, în măsura în care prelucrarea are la bază consimțământul dvs. sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
Dreptul la opoziție – Aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dvs. întemeiate pe interesul nostru legitim. De asemenea, vă puteți opune oricând prelucrării datelor în scop de marketing direct (dacă există);
Dreptul de a nu fi supus(ă) unei decizii individuale exclusiv automatizate, inclusiv profilare – Fundația nu realizează actualmente astfel de prelucrări, însă aveți dreptul de a solicita intervenție umană și de a vă exprima punctul de vedere dacă vreodată v-am oferi decizii automate cu impact semnificativ;
Dreptul la retragerea consimțământului – În cazurile în care prelucrăm datele în baza consimțământului dvs., puteți oricând să vă retrageți consimțământul. Retragerea va fi aplicată pe viitor, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, ne puteți transmite o solicitare exclusiv prin e-mail la adresa [dpo@fiecare.ong] (responsabilul cu protecția datelor, dacă este desemnat, sau adresa generală a Fundației destinată cererilor GDPR). Vom răspunde solicitării dvs. în cel mult 30 de zile de la primire. În situații complexe sau dacă primiți un volum mare de solicitări, acest termen poate fi prelungit cu până la încă 60 de zile, conform legii, caz în care vă vom informa în mod corespunzător despre motivele prelungirii. Rețineți că, pentru a ne asigura că furnizăm datele persoanei îndreptățite, este posibil să vă cerem informații suplimentare pentru confirmarea identității înainte de a da curs unei cereri de exercitare a drepturilor.

9. Furnizarea datelor altor persoane

Dacă ne transmiteți datele personale ale altor persoane (de exemplu, ale membrilor familiei, prieteni, colegi sau alte cunoștințe – de pildă, când ne furnizați datele unui soț/soție sau ale altui beneficiar în numele său), trebuie să aveți în vedere că este responsabilitatea dvs. să informați respectivele persoane despre faptul că le prelucrăm datele conform acestei politici și despre modul în care le utilizăm. Totodată, trebuie să vă asigurați că aveți consimțământul acelor persoane sau alt temei legal valabil pentru a ne divulga datele lor cu caracter personal. Fundația va considera că, prin furnizarea acestor date, aveți dreptul de a le comunica și că persoanele vizate au fost informate în prealabil. Orice solicitare sau reclamație din partea acestor terți cu privire la prelucrarea datelor lor ne va putea fi direcționată, însă Fundația își rezervă dreptul de a cere persoanei care a furnizat datele să suporte consecințele nerespectării obligației de informare sau obținerii consimțământului.

10. Datele minorilor

Fundația nu colectează și nu prelucrează cu bună știință date ale minorilor (persoane sub 16 ani) decât cu acordul explicit al părinților sau al reprezentantului legal. Toate serviciile și activitățile noastre se adresează persoanelor care au împlinit 16 ani. În situația în care, accidental, primim date cu caracter personal de la un minor fără consimțământul părintelui/tutorelui, vom înceta imediat prelucrarea acestor date și le vom șterge de îndată ce luăm cunoștință de situație. Părinții sau tutorii care constată o astfel de situație ne pot contacta la adresa menționată la secțiunea Drepturile persoanelor vizate, pentru a solicita stergerea datelor.

11. Decizii automate și profilare

În prezent, Fundația nu utilizează decizii automatizate, inclusiv profilare, care să producă efecte juridice sau să vă afecteze semnificativ într-un mod similar. Orice decizie privind persoanele vizate este luată de factori umani și pe baza unor criterii explicite. Dacă pe viitor vom introduce procese automate de luare a deciziilor sau de profilare, vă vom informa în prealabil, vă vom solicita consimțământul acolo unde este necesar și vom asigura toate garanțiile prevăzute de lege (inclusiv posibilitatea de intervenție umană, exprimarea punctului de vedere și dreptul de a contesta decizia automatizată).

12. Securitatea datelor și incidente de încălcare

Fundația a implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale împotriva pierderii, manipulării, accesului neautorizat sau oricărei divulgări neautorizate. Infrastructura noastră IT și procedurile interne sunt actualizate periodic pentru a asigura integritatea și confidențialitatea datelor. Cu toate acestea, trebuie să rețineți că nicio metodă de transmitere a datelor prin internet sau de stocare electronică nu este 100% sigură. Fundația nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor transmise către noi sau ale noastre și nu poate fi ținută răspunzătoare pentru divulgarea unor date personale din cauza unor erori de transmisie sau a acțiunilor neautorizate ale unor terțe părți (de exemplu, interceptarea ilegală a comunicațiilor sau atacuri cibernetice care nu puteau fi prevenite prin măsuri rezonabile).

În cazul puțin probabil al unui incident de securitate care ar putea afecta datele personale ale persoanelor vizate, Fundația va acționa prompt astfel:

va investiga incidentul și va implementa de urgență măsuri de remediere pentru a limita consecințele;
va informa persoanele vizate afectate atunci când incidentul este susceptibil să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile acestora, precum și autoritățile competente (de ex. ANSPDCP) acolo unde legea impune notificarea (respectând termenele legale de notificare);
va respecta toate obligațiile legale de notificare prevăzute de legislația aplicabilă (GDPR și legislația națională privind incidentele de securitate);
va păstra o evidență internă a incidentelor, măsurilor adoptate și, dacă este cazul, a comunicărilor către autorități și persoanele vizate, pentru a putea demonstra conformitatea cu cerințele legale.

13. Schimbări structurale ale Fundației

În eventualitatea unor schimbări structurale ce privesc Fundația – cum ar fi fuziune, absorbție, divizare, reorganizare, dizolvare sau orice altă operațiune similară – este posibil ca datele personale aflate în posesia noastră să fie transferate către entitatea succesoare (de exemplu, către o altă fundație sau organizație care preia activitățile noastre), dar doar în conformitate cu prevederile legale aplicabile privind protecția datelor. În orice astfel de situație vom asigura menținerea acelorași principii de confidențialitate, iar persoanele vizate vor fi informate cu privire la transfer, dacă legea impune acest lucru. Orice nou operator care preia datele va avea obligația de a respecta prezenta politică (sau una compatibilă) și legislația în vigoare privind protecția datelor.

14. Limitarea responsabilității și linkuri externe

Site-ul web al Fundației poate conține linkuri către site-uri externe (ale partenerilor, colaboratorilor sau către alte resurse). Acele site-uri terțe au propriile politici de confidențialitate și practici de securitate, independente de ale noastre. Fundația nu deține controlul asupra paginilor web aparținând terților, nu le monitorizează în mod activ și, în consecință, nu poate fi ținută răspunzătoare pentru modul în care acei terți prelucrează datele dvs. personale sau pentru conținutul furnizat pe site-urile respective. Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale fiecărui site pe care îl accesați prin linkurile de pe platforma noastră.

Fundația nu poate fi trasă la răspundere pentru întârzieri, erori, pierderi de date sau incidente de securitate cauzate direct sau indirect de evenimente de forță majoră, respectiv situații externe și imprevizibile asupra cărora Fundația nu are control (ex. atacuri cibernetice de amploare, defecțiuni majore ale rețelelor de internet sau energie, dezastre naturale, incendii, conflicte sociale sau decizii ale autorităților publice). În astfel de cazuri, Fundația și/sau alți parteneri contractuali implicați vor depune toate diligențele rezonabile pentru a limita impactul și pentru a relua funcționarea normală cât mai curând posibil.

De asemenea, Fundația nu își asumă responsabilitatea pentru exactitatea sau caracterul complet al datelor furnizate de utilizatori. Orice prejudiciu sau daună survenită din cauză că un utilizator ne-a furnizat intenționat sau din neglijență date incorecte, incomplete ori date care aparțin altei persoane, nu poate fi imputată Fundației. Utilizatorul este răspunzător să furnizeze date corecte și să nu încalce drepturile altor persoane atunci când transmite Fundației informații personale. Totodată, Fundația nu poate fi ținută răspunzătoare pentru daune rezultate din utilizarea datelor personale în mod neconform cu această politică sau cu instrucțiunile noastre, de către oricare dintre părțile implicate.

15. Asumarea conformității

Fundația își asumă respectarea deplină a principiilor și cerințelor GDPR (legalitate, echitate, transparență, minimizare, exactitate, integritate, confidențialitate etc.) în toate operațiunile de prelucrare. Suntem pregătiți să demonstrăm oricând conformitatea cu obligațiile ce ne revin, la solicitarea persoanelor vizate sau a autorităților, prin punerea la dispoziție a politicilor, procedurilor interne și a evidențelor relevante. Toți angajații, voluntarii și colaboratorii noștri care gestionează date personale sunt instruiți cu privire la importanța protejării acestora și se angajează să păstreze confidențialitatea informațiilor la care au acces, în conformitate cu prevederile legale și cu regulile interne ale Fundației.

16. Modificarea politicii

Ne rezervăm dreptul de a modifica periodic prezenta politică de confidențialitate, pentru a reflecta eventuale schimbări ale activităților noastre sau actualizări legislative. Orice modificare va fi publicată în versiunea actualizată a politicii pe site-ul oficial al Fundației (și, dacă este cazul, vă va fi comunicată prin alte mijloace de informare). Fiecare versiune va fi identificată prin data „Ultima actualizare” de la începutul documentului. Vă încurajăm să verificați această pagină periodic pentru a fi la curent cu eventualele modificări. Continuarea interacțiunii cu Fundația după publicarea modificărilor semnifică acceptarea politicii de confidențialitate, actualizată.

17. Legea aplicabilă și intrarea în vigoare

Această politică este guvernată de legislația din România privind protecția datelor cu caracter personal și de Regulamentul (UE) 2016/679. Orice dispută sau aspect juridic în legătură cu această politică va fi soluționat conform legilor române în vigoare.

Politica intră în vigoare la data publicării pe site-ul oficial al Fundației și se aplică de la acea dată pentru toate prelucrările de date efectuate de Fundație.

Notă: Prin furnizarea datelor dvs. către Fundație (de exemplu, prin completarea formularului 230, efectuarea unei donații sau plasarea unei comenzi online), se prezumă că ați citit și ați înțeles prezenta Politică de Confidențialitate. Dacă aveți nelămuriri sau întrebări suplimentare despre modul în care datele dvs. sunt gestionate, ne puteți contacta oricând la adresa de e-mail menționată mai sus. Fundația va depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele și pentru a răspunde prompt oricăror preocupări legate de confidențialitate.

Securitatea și confidențialitatea datelor dvs. reprezintă o prioritate pentru noi, iar prin această politică dorim să vă asigurăm de angajamentul Fundației în respectarea celor mai înalte standarde de protecție a datelor cu caracter personal.